6.10 Information Technology

Waar in 2020 alles op alles was gezet om in een zo kort mogelijke tijd onderwijs op afstand en thuiswerken op grote schaal mogelijk te maken, stond 2021 in het teken van het opschalen en optimaliseren van deze verbeterde of nieuwe IT-voorzieningen. De IT-organisatie verbeterde het beheer en de beveiliging van de universitaire thuiswerkplekken in de cloud, rondde de overgang naar een nieuwe mailomgeving af en startte met de uitlevering van thuiswerkapparatuur. Er trad enige gewenning aan de thuiswerk- en online onderwijssituatie op, wat zichtbaar was in een kleine daling van het aantal ondersteuningsvragen bij de helpdesk (overigens nog steeds 35.000 hulpvragen).

Een tweede aandachtspunt voor de IT-organisatie was informatiebeveiliging. Informatiebeveiligingsapparatuur en een aantal applicaties werden vervangen, onveilige applicaties werden uitgezet en andere werden beter beveiligd. Deze activiteiten zullen ook in 2022 verder worden doorgezet. Naar aanleiding van een in opdracht van OCW uitgevoerde audit, formuleerden de Nederlandse universiteiten een ambitieniveau op het vlak van informatiebeveiliging. Tilburg University identificeerde verbetermaatregelen voor de eigen universiteit en startte een meerjarig programma om de informatiebeveiliging op het landelijk gekozen volwassenheidsniveau te brengen. Een nieuw informatiebeveiligingsbeleid en het risicomanagementsysteem dragen daaraan bij. Alle lagen van de universiteit tot en met het CvB deden in maart mee aan een grootschalige cybercrisisoefening. Promotieacties droegen bij aan het verhogen van de bewustwording van informatiebeveiliging bij onze medewerkers en studenten. Dit onderwerp zal de komende jaren echter nog veel inzet en toewijding vragen. 

De IT-organisatie leverde een belangrijke bijdrage aan verschillende verbouwingen, zoals die van het Vigilantgebouw, de Library en het tijdelijke onderwijsgebouw aan de Meerkoldreef. Dat laatste werd in drie-en-een-halve maand tijd voorzien van bekabeling, werkplekken en collegezaalfaciliteiten om bij aanvang van het collegejaar 2021-2022 in gebruik te kunnen worden genomen.

De opslag en servers in de computerzalen, het netwerk en de databekabeling werden via een Europese aanbesteding vervangen en ook werd de inhuur van IT-personeel succesvol aanbesteed.

COVID-19 bemoeilijkte de contacten en communicatie, wat de samenwerking en dienstverlening onder druk zette. Dit heeft bij het uitrollen van nieuwe voorzieningen en het doorvoeren van veranderingen geleid tot langere doorlooptijden. Aan de andere kant kwam er meer duidelijkheid over de prioritering van projecten en leidde een nieuw overlegorgaan binnen Library & IT Services tot een betere communicatie tussen de projectorganisatie en de IT-organisatie.

De IT-organisatie streefde ook in 2021 een optimalisering van duurzaamheid na. Dit deden we onder andere door het hergebruiken van bekabeling. Op deze manier kan de oude bekabeling geen vervuiling veroorzaken en hoeven we geen nieuwe aan te schaffen. Verder is de hardware in de computerzalen vervangen door krachtigere, energiezuinige en CO2-neutralere apparatuur.

Ondersteuning onderwijs

De IT-infrastructuur ondersteunt nu hybride onderwijs. Nieuwe apparatuur in de grotere collegezalen zorgt ervoor dat een college gelijktijdig gevolgd kan worden door studenten in de collegezaal en thuis. Alle studentenwerkplekken op de campus zijn inmiddels om te zetten tot toetswerkplekken. Daardoor kunnen tentamens voortaan op veel meer locaties op de campus worden gegeven en kan de tentamenorganisatie eenvoudiger de mate van internettoegang op een toetswerkplek instellen. Via een Europese aanbesteding koos de universiteit een applicatie die de toepassing van video in het onderwijs gaat ondersteunen. Bijna honderd docenten maakten daarnaast via pilots kennis met het gebruik van kennisclips, onderwijsvideo’s en interactieve video’s in hun colleges. TiSEM nam twee vernieuwde, in huis ontwikkelde simulatiespellen in gebruik die in hun onderwijs gebruikt worden. Via een nieuwe applicatie worden nu voor 95% van alle bachelor- en mastervakken automatische evaluaties verstuurd aan studenten na het laatste college en na het tentamen. De uitkomsten leveren een bijdrage aan het monitoren en verhogen van de kwaliteit van ons onderwijs. Door de introductie van een nieuw werkplekreserveringssysteem werd het mogelijk voor studenten om een werkplek te reserveren in de Library en andere gebouwen op de campus. Het systeem was noodzakelijk in coronatijd, maar zal in ieder geval in de Library ook daarna gebruikt blijven.

Ondersteuning onderzoek

Het Research Data Office in de Library ondersteunde onderzoekers bij het beheer van onderzoeksdata via advies, webinars en een nieuw portaal. Onderzoekers kregen de beschikking over de nieuwe tool G.E.D. Started (GDPR, Ethics, and Data Management) die hen helpt een aanvraag in te dienen om te kunnen voldoen aan de AVG, ethische eisen en datamanagementbeleid. Deze voorziening is de eerste toepassing op een recent nieuw geïntroduceerd platform: Power Automate onderdeel van Microsoft 365.

De SURF Research Drive kwam ook beschikbaar. Deze voorziening geeft onderzoekers de mogelijkheid om tijdens hun onderzoek hun onderzoeksdata veilig, overzichtelijk en op een flexibele manier te delen met nationale en internationale samenwerkingspartners. Studenten kregen de beschikking over een online leermodule om kennis op te doen over het beheer van hun onderzoeksdata. In de computerzaal kwam meer rekenkracht beschikbaar voor TSHD. De Library zorgde ervoor dat de laatste boeken in de unieke kinderboekencollectie van Buijnsters-Smets volledig rechtenvrij digitaal beschikbaar kwamen voor onderwijs en onderzoek.