Verslag Stichtingsbestuur

Algemeen

Tilburg University is een ambitieuze academische omgeving waarin onderzoek en onderwijs plaatsvinden. De instelling heeft nationaal en internationaal een hoog aanzien op het gebied van wetenschappelijk onderzoek en onderwijs, is verankerd in de regio, maar is tevens een belangrijke speler in de academische wereld met een duidelijke internationaliseringsstrategie. Tilburg University streeft ernaar de samenleving vooruit te helpen door in het bijzonder vanuit de maatschappijwetenschappen het begrip van die samenleving te verdiepen. Verbonden als Tilburg University is met de samenleving, zet de universiteit excellent onderzoek in voor ‘het goede leven’ voor iedereen. Tilburg University leidt haar studenten op met het doel hun kennis, kunde en karakter verder te ontwikkelen. Dit zijn kwaliteiten die zij nodig hebben om de hedendaagse uitdagingen tegemoet te treden.

Ondanks de beperkingen die de coronapandemie bracht, zijn door en tussen medewerkers, studenten en bestuurders vele goede gesprekken gevoerd over de toekomst van Tilburg University. Die toekomstvisie is de basis voor het Strategisch Plan Weaving Minds and Characters: Strategy Towards 2027, die in 2021 met groot draagvlak is vastgesteld. Er is onder uitdagende omstandigheden met veel creativiteit en doorzettingsvermogen intensief samengewerkt om deze nieuwe strategie te ontwikkelen. Vier gemeenschappelijke waarden, Curious, Connected, Caring en Courageous, liggen aan de nieuwe strategie ten grondslag en kunnen rekenen op een groot draagvlak. Ze geven medewerkers en studenten richting om de kansen die er zijn te benutten en de bijbehorende uitdagingen en ambities aan te gaan. Dat is niet altijd eenvoudig, maar een universiteit die op weg is naar haar honderdjarig bestaan en uitdagend wil blijven, behoort zichzelf blijvend uit te dagen en te vernieuwen.

Het Stichtingsbestuur constateert dat een gedreven en deskundig CvB samen met de decanen, de directeuren van de divisies en faculteiten, de Universiteitsraad en alle medewerkers en studenten in 2021 een gedragen strategie hebben ontwikkeld die blijft bijdragen aan betekenisvol onderzoek en onderwijs en dat voor de toekomst ook zal bevorderen. De totstandkoming en inhoud van de Strategy 2027 verdient veel waardering. Juist ook in een periode waarin de coronapandemie het academisch onderzoek en onderwijs een tweede jaar heeft verstoord en medewerkers en studenten elkaar minder konden zien en daadwerkelijk ontmoeten.

Taken en bevoegdheden Stichtingsbestuur

Het Stichtingsbestuur bewaakt de doelstellingen van Tilburg University. Het Stichtingsbestuur houdt intern toezicht op de uitvoering van werkzaamheden en de uitoefening van de taken en bevoegdheden door het CvB en staat het CvB met raad ter zijde. Met het oog daarop ziet het Stichtingsbestuur toe op de rechtmatige verwerving en op de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de publieke middelen en de vormgeving van het systeem van kwaliteitszorg en draagt hij zorg voor de bewaking van de bijzondere signatuur van de Tilburg University.

Het Stichtingsbestuur vervult ten opzichte van de leden van het CvB de rol van werkgever. In het kader van de toezichthoudende taken ziet het Stichtingsbestuur er ook op toe dat het CvB bij de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden de op de universiteit betrekking hebbende wetten, regelingen en richtlijnen, alsmede de Code goed bestuur universiteiten VSNU 2019 naleeft.

In het kader van de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden heeft het Stichtingsbestuur veelvuldig contact met het CvB en de Universiteitsraad en is het Stichtingsbestuur regelmatig aanwezig op Tilburg University, al dan niet bij academische zittingen en evenementen. Andere taken van het Stichtingsbestuur zijn het vastleggen van zijn bevoegdheden in de Structuurregeling, het besluiten over het stelsel van inrichting van de medezeggenschap en de benoeming van de externe accountant.

Het Stichtingsbestuur regelt zijn eigen informatievoorziening in overleg met het CvB. Naast de formele vergaderstukken gebruikt het Stichtingsbestuur ook andere bronnen van informatie binnen en buiten Tilburg University. Op het centrale niveau is de medezeggenschap vormgegeven in de Universiteitsraad, waarin personeel en studenten zitting hebben. Op decentraal niveau vindt medezeggenschap plaats binnen de faculteiten en de divisies.

Samenstelling Stichtingsbestuur

De leden van het Stichtingsbestuur onderschrijven de bijzondere identiteit van Tilburg University en staan open voor de dialoog met andere levensbeschouwingen. Binnen het Stichtingsbestuur is een zo breed mogelijk veld van academische en maatschappelijke stromingen vertegenwoordigd. Er wordt zoveel mogelijk recht gedaan aan een evenwichtige man-vrouwverhouding en andere vormen van diversiteit. In het Stichtingsbestuur zijn ook alumni van Tilburg University vertegenwoordigd.

Het Stichtingsbestuur bestaat op dit moment uit vier leden. Alle leden van het Stichtingsbestuur hebben zitting op persoonlijke titel en oefenen hun functie uit zonder last of ruggenspraak.

Mr. Hugo Reumkens is voorzitter van het Stichtingsbestuur. Het Stichtingsbestuur kent een Audit Commissie, bestaande uit twee leden met financiële expertise, onder voorzitterschap van drs. Jos van Lange en met drs. Manon Leijten als lid. De Commissie Onderwijs, Onderzoek en Impact staat open voor leden met expertise over het primaire proces en wordt voorgezeten door prof. dr. ir. Wil van der Aalst. De Commissie Governance & Remuneratie werd voorgezeten door mr. Hugo Reumkens.

Prof. mr. Elies van Sliedregt heeft in verband met haar kandidaatstelling voor de functie hoogleraar straf(proces)recht bij Tilburg University en in overeenstemming met de Code goed bestuur universiteiten haar functioneren als lid van het Stichtingsbestuur en haar commissies per 1 april 2021 beëindigd. Het CvB heeft in september 2021 op voordracht van de decaan besloten om prof. mr. Elies van Sliedregt met ingang van 1 november 2021 te benoemen als hoogleraar straf(proces)recht bij TLS. Met haar defungeren en het verwachte einde van de benoemingstermijn van prof. dr. ir. Wil van der Aalst in 2023 is besloten twee vacatures in het Stichtingsbestuur open te stellen voor kandidaatstelling. De profielschetsen van deze twee vacatures zijn in november 2021 vastgesteld na consultatie van het CvB en het Dagelijks Bestuur van de Universiteitsraad, waarna de vacatures openbaar zijn uitgezet.

Het Stichtingsbestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen handelen en zijn eigen samenstelling. Het bestuur doet dat transparant en met inbreng van anderen, waaronder het CvB en de Universiteitsraad. De honorering van de leden van het Stichtingsbestuur is gebaseerd en in lijn met de WNT. Het Stichtingsbestuur wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, te weten mr. dr. Martijn Nolen, die deze functie vervult naast zijn werkzaamheden als Head Legal Affairs van Tilburg University.

De leden van het Stichtingsbestuur onderschrijven nut en noodzaak van een periodieke evaluatie van het eigen functioneren. Een goede zelfevaluatie draagt bij aan de professionaliteit van het bestuur en toezicht van Tilburg University. Na een zelfevaluatie onder externe begeleiding in 2019 heeft het Stichtingsbestuur in 2021 de organisatie van de eigen werkzaamheden en de samenstelling van het eigen Stichtingsbestuur besproken.

Terugblik 2021

Het Stichtingsbestuur heeft grote waardering voor de door de universiteitsgemeenschap geleverde inzet en betrokkenheid. Het bestuur heeft in het bijzonder waardering voor de wijze waarop medewerkers en studenten ondanks COVID-19 in staat zijn gebleken met elkaar stappen voorwaarts te zetten, elkaar te ontmoeten en de nieuwe Strategy 2027 te formuleren.

Het Stichtingsbestuur is in 2021 intensief betrokken geweest bij Tilburg University, diverse gesprekken over de Strategy 2027 en de vele activiteiten van de universiteit. De leden van het Stichtingsbestuur hebben periodiek contact onderhouden met de diverse interne en externe stakeholders. In dat kader was er bovendien regelmatig overleg tussen de voorzitter van het Stichtingsbestuur en (het dagelijks bestuur van) de Universiteitsraad en was sprake van twee overleggen met het dagelijks bestuur van de Universiteitsraad in aanwezigheid van een deel van het Stichtingsbestuur.

Het voltallige Stichtingsbestuur kwam zevenmaal – al dan niet online – in aanwezigheid van het CvB bijeen. In voorbereiding op die formele vergaderingen kwamen de diverse interne commissies meerdere malen bijeen. In 2021 waren er vier formele vergaderingen van de Audit Commissie, vier vergaderingen van de Commissie Onderwijs, Onderzoek en Impact en vijf formele vergaderingen van de Commissie Governance & Remuneratie. De Audit Commissie heeft het inwerken van de nieuwe externe accountant begeleid en toegezien en geadviseerd op het gebied van onder meer de jaarrekening, compliance, huisvestingsbeleid en treasury management. De Audit Commissie heeft tevens toegezien op het ICT-beleid en cybersecurity, het (strategisch) Risk Management, de Begroting (FIRMa) en de inrichting van de Internal Audit Functie. De Commissie Onderwijs, Onderzoek en Impact heeft onder meer geadviseerd over het NPO en het bestuurlijk informatiemanagementsysteem. De Commissie Governance & Remuneratie heeft onder meer de werving van nieuwe leden van het Stichtingsbestuur, het functioneren van de interne governance en de verhouding tot externe partners en andere stakeholders besproken.

Voorafgaand en tijdens alle commissievergaderingen spraken de leden van het Stichtingsbestuur (al dan niet online) met leden van het CvB, decanen, directeuren van divisies en faculteiten. Het Stichtingsbestuur heeft in afwezigheid van het CvB een overleg gehad met de Universiteitsraad en werd betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van het NPO.

Leden van het Stichtingsbestuur waren voorts aanwezig bij de (digitale) academische plechtigheden. In mei 2021 hebben leden van het Stichtingsbestuur een rondgang gemaakt langs alle faculteiten van Tilburg University. Van dit bezoek is verslag gedaan in de vergadering van het Stichtingsbestuur en de uitkomsten zijn ook besproken met het CvB. Tijdens vergaderingen en werkbezoeken besprak het Stichtingsbestuur strategische beleidsthema’s, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties, de borging van gedrag en goede onderzoekspraktijken en het toezicht op de realisering daarvan. Het Stichtingsbestuur heeft in 2021 ook alle decanen uitgenodigd tijdens zijn vergaderingen om hen de ruimte te geven het Stichtingsbestuur te informeren over de lopende ontwikkelingen, hun voorgenomen strategie en hun wensen. Dit bood een mogelijkheid om in gezamenlijkheid de uitdagingen van de afzonderlijke faculteiten te bespreken. In vergaderingen van het Stichtingsbestuur zijn ook de thematische onderwerpen sociale veiligheid, cyberveiligheid en identiteit besproken.

Het CvB heeft het Stichtingsbestuur steeds geïnformeerd over de omgang met de coronapandemie en de betekenis daarvan voor het welzijn van medewerkers en studenten. Het Stichtingsbestuur is intensief betrokken geweest bij de formulering en voortgang van het ICT-beleid en cybersecurity. De toepassing van relevante wet- en regelgeving werd getoetst en indien nodig werden op verzoek de interne regelingen aangepast. De bestuurs- en organisatiestructuur is door het Stichtingsbestuur getoetst en voldoet aan de Code goed bestuur universiteiten VSNU 2019. Het Stichtingsbestuur geeft daarbij op dit moment de voorkeur voor een behoud van het huidige bestuursmodel. De inwerkingtreding van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen geeft geen aanleiding veranderingen in het bestuursmodel door te voeren. Er is voorts toegezien op de aangebrachte checks and balances in de bedrijfsvoering.

Het Stichtingsbestuur heeft op basis van de voorbereiding door de Commissie Governance & Remuneratie volgens de reguliere governance-normen het functioneren van de leden van het CvB en hun nevenfuncties geëvalueerd en beoordeeld. Bij de beloning van de leden van het CvB worden de normen zoals gesteld in de WNT getoetst en nageleefd. De voorzitter van het Stichtingsbestuur had halfjaarlijks overleg met de Minister van OCW en de overige voorzitters van de raden van toezicht van de andere Nederlandse universiteiten. Uit hoofde van de werkgeversrol is in 2021 het Rechtspositiekader vastgesteld en zijn de regelingen voor declaraties en onkosten van leden van het CvB verder procedureel verduidelijkt.

Het Stichtingsbestuur heeft goedkeuring verleend aan de Begroting 2021, het Taken en Middelen Plan 2021-2025, het Reservebeleid en – in aanwezigheid van de externe accountant – aan het Bestuursverslag 2020 en de Jaarrekening 2020. Tevens is in aanwezigheid van de externe accountant het Audit Plan en het Controleplan, het Accountantsverslag, de jaarlijkse Management Letter en de Jaarrekening besproken. De besluitvorming hiertoe werd voorbereid door de Audit Commissie.

Weaving Minds & Characters’ Strategy Towards 2027

Het Stichtingsbestuur en het CvB hebben elkaar op meerdere momenten gesproken over de totstandkoming en de inhoud van Weaving Minds & Characters: Strategy Towards 2027. De tekst en inhoud van de strategie zijn in het bijzonder tijdens meerdaagse gezamenlijke strategische werkbijeenkomsten in september 2021 te Leuven besproken. Tijdens deze bijeenkomst hebben de decanen, het CvB en het Stichtingsbestuur goede gesprekken gehad over het ambitieniveau, de diverse uitdagingen en de voorgenomen wijze van uitvoering. Ook is het Stichtingsbestuur bij enkele strategische beraadstafels betrokken geweest, met name als het overleg betrof dat raakvlakken heeft met taken en bevoegdheden van het Stichtingsbestuur.

Het Stichtingsbestuur heeft in de vergadering van 17 december 2021 het Strategisch Plan Weaving Minds & Characters: Strategy Towards 2027 goedgekeurd. Het Stichtingsbestuur stelt vast dat zowel de Strategy 2027 als de daarin benoemde waarden Curious, Connected, Caring en Courageous breed worden gedragen en onderschreven binnen de universitaire gemeenschap. Het Stichtingsbestuur heeft daarbij kennisgenomen van de overwegingen van de Universiteitsraad. In aanloop naar die goedkeuring heeft het Stichtingsbestuur ook de resultaten van de eerdere strategie besproken en vastgesteld dat de belangrijkste doelen van (onder andere) groei waren bereikt. In het kader van de nieuwe strategie heeft het Stichtingsbestuur aangedrongen op het streven naar internationale excellentie, een goede omgang met de groei van het aantal studenten en een verwezenlijking van bijbehorende hoogwaardige faciliteiten gebaseerd op heldere uitgangspunten en een solide financiële positie. Het Stichtingsbestuur heeft zich er in 2021 voorts voor ingezet dat het handelen van Tilburg University, medewerkers en studenten recht doet aan het belang van thema’s als sociale veiligheid, identiteit, duurzaamheid en het belang van inclusie en diversiteit. Dit alles met het oog op de wens van een verbonden academische gemeenschap die gezamenlijk op weg is naar het 100-jarig bestaan van onze universiteit.

Het valt het Stichtingsbestuur op dat de gehele academische gemeenschap actief heeft bijgedragen aan de totstandkoming van de Strategy 2027. Het valt ook op dat velen actief bezig zijn met het zoeken naar antwoorden op maatschappelijke vraagstukken. Die inzet wordt zeer gewaardeerd. De keuze van Tilburg University voor een gedeelde visie op leiderschap (Connected Leading), het stimuleren van dialoog, openheid en transparantie en het leiderschapsteam van de universiteit (CvB, decanen, vicedecanen en directeuren) vormen een belangrijke voorwaarde voor de verwezenlijking van de eigen ambities. Het geeft ook antwoord op de verwachtingen van studenten, medewerkers en burgers over de wijze waarop Tilburg University verantwoordelijkheid neemt en open staat voor samenwerking en het goede gesprek.  

 

Tilburg,

Namens het Stichtingsbestuur,

Mr. Hugo Reumkens

voorzitter