Verslag Stichtingsbestuur
Algemeen
Tilburg University is een excellente academische omgeving waarin onderzoek en onderwijs plaatsvinden. De instelling heeft nationaal en internationaal een hoog aanzien op het gebied van wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Tilburg University is verankerd in de regio, maar is tevens een belangrijke speler in de academische wereld, met een duidelijke internationaliseringsstrategie. Tilburg University streeft ernaar de samenleving vooruit te helpen door het begrip van die samenleving te verdiepen. Verbonden als Tilburg University is met de samenleving, zet de universiteit excellent onderzoek in voor ‘het goede leven’ voor iedereen. Tilburg University leidt haar studenten op met het doel hun kennis, kunde en karakter verder te ontwikkelen. Dit zijn kwaliteiten die zij nodig hebben om de hedendaagse uitdagingen tegemoet te treden.
Het Stichtingsbestuur constateert dat medewerkers, studenten en bestuurders vele goede gesprekken voeren over de toekomst van Tilburg University en dat zij met veel toewijding uitwerking geven aan de strategie “Weaving Minds & Characters: Strategy Towards 2027”. Het Stichtingsbestuur ervaart dat er met veel elan en creativiteit tussen alle betrokkenen intensief wordt samengewerkt. Het Stichtingsbestuur ziet ook dat de vier gemeenschappelijke waarden “Curious, Connected, Caring en Courageous” kunnen rekenen op een groot draagvlak. Het is belangrijk dat deze waarden door medewerkers en studenten steeds meer doorleefd gaan worden. Het kunnen uitdragen van het eigen verhaal is noodzakelijk om antwoorden te vinden op de uitdagingen van de samenleving. Een universiteit die op weg is naar haar honderdjarig bestaan behoort zichzelf blijvend uit te dagen en te vernieuwen.
Het Stichtingsbestuur constateert dat het College van Bestuur samen met de decanen, de directeuren van de divisies en faculteiten, de Universiteitsraad en alle medewerkers en studenten bijdragen aan betekenisvol onderzoek en onderwijs en dat ook voor de toekomst bevorderen. Dit alles met oog voor het maatschappelijk belang. De wijze waarop uitwerking wordt gegeven aan de inhoud van de Strategy 2027 en medewerkers en studenten betrokken blijken bij hun omgeving verdient veel waardering.
Taken en bevoegdheden Stichtingsbestuur
Het Stichtingsbestuur bewaakt de doelstellingen van Tilburg University. Het Stichtingsbestuur houdt intern toezicht op de uitvoering van werkzaamheden en de uitoefening van de taken en bevoegdheden door het College van Bestuur en staat het College van Bestuur met raad ter zijde. Met het oog daarop ziet het Stichtingsbestuur toe op de rechtmatige verwerving en op de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de publieke middelen en de vormgeving van het systeem van kwaliteitszorg en draagt hij zorg voor de bewaking van de bijzondere signatuur van Tilburg University.
Het Stichtingsbestuur vervult ten opzichte van de leden van het College van Bestuur de rol van werkgever. In het kader van de toezichthoudende taken ziet het Stichtingsbestuur er ook op toe dat het College van Bestuur bij de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden de op de universiteit betrekking hebbende wetten, regelingen en richtlijnen, alsmede de Code goed bestuur universiteiten VSNU naleeft.
In het kader van de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden heeft het Stichtingsbestuur veelvuldig contact met het College van Bestuur en de Universiteitsraad en zijn de leden van het Stichtingsbestuur regelmatig aanwezig op Tilburg University bij vergaderingen en rondgangen langs de faculteiten en divisies, bij academische plechtigheden en andere evenementen. Andere taken van het Stichtingsbestuur zijn het vastleggen van zijn bevoegdheden in de Statuten en de Structuurregeling, het besluiten over het stelsel van inrichting van de medezeggenschap en de benoeming van de onafhankelijke accountant.
Het Stichtingsbestuur regelt zijn eigen informatievoorziening in overleg met het College van Bestuur. Naast de formele vergaderstukken gebruikt het Stichtingsbestuur ook andere bronnen van informatie binnen en buiten Tilburg University. Op het centrale niveau is de medezeggenschap vormgegeven in de Universiteitsraad, waarin personeel en studenten zitting hebben. Op decentraal niveau vindt medezeggenschap plaats binnen de faculteiten en de divisies.
Samenstelling Stichtingsbestuur
De leden van het Stichtingsbestuur onderschrijven de bijzondere identiteit van Tilburg University en staan open voor de dialoog met andere levensbeschouwingen. Binnen het Stichtingsbestuur is een zo breed mogelijk veld van academische en maatschappelijke stromingen vertegenwoordigd. Er wordt zoveel mogelijk recht gedaan aan een evenwichtige man-vrouwverhouding en andere vormen van diversiteit. In het Stichtingsbestuur zijn ook alumni van Tilburg University vertegenwoordigd.
Het Stichtingsbestuur bestaat op dit moment uit vijf leden. Alle leden van het Stichtingsbestuur hebben zitting op persoonlijke titel en oefenen hun functie uit zonder last of ruggenspraak.
De heer mr. H. Reumkens is voorzitter van het Stichtingsbestuur. Het Stichtingsbestuur kent een Commissie Audit, Risk & Compliance, bestaande uit twee leden met financiële expertise, onder voorzitterschap van de heer drs. J.H.P.M. van Lange en met mevrouw drs. M.R. Leijten als lid. De Commissie Onderwijs, Onderzoek en Impact bestaat uit leden met expertise over het primaire proces en wordt voorgezeten door de heer prof. dr. ir. W.M.P. van der Aalst. De Commissie Governance & Remuneratie werd voorgezeten door de heer mr. H. Reumkens.
Met ingang van 1 oktober 2022 is mevrouw prof. dr. E. Demerouti benoemd als vijfde lid van het Stichtingsbestuur. Zij is hoogleraar aan de Technische Universiteit Eindhoven en als lid toegetreden tot de Commissie Onderwijs, Onderzoek en Impact en voorzitter geworden van de Commissie Governance & Remuneratie. Het Stichtingsbestuur dankt de Universiteitsraad en het College van Bestuur voor hun betrokkenheid bij deze benoeming. Met het verwachte einde van de benoemingstermijn van de heer prof. dr. ir. W.M.P. van der Aalst in 2023 staat nog één vacature open voor kandidaatstelling. Nadat de profielschets is vastgesteld, is het Stichtingsbestuur over gegaan tot werving.
Het Stichtingsbestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen handelen en zijn eigen samenstelling. Het bestuur doet dat transparant en met inbreng van anderen, waaronder het College van Bestuur en de Universiteitsraad. De honorering van de leden van het Stichtingsbestuur is gebaseerd op en in lijn met de Wet Normering Topinkomens (WNT). Het Stichtingsbestuur wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, te weten de heer mr. dr. M.F. Nolen, die deze functie vervult naast zijn werkzaamheden als Head Legal Affairs van Tilburg University. Met ingang van 1 januari 2023 is hij in de functie secretaris opgevolgd door mevrouw mr. R. van Leeuwaarde.
De leden van het Stichtingsbestuur onderschrijven nut en noodzaak van een periodieke evaluatie van het eigen functioneren. Een goede zelfevaluatie draagt bij aan de professionaliteit van het bestuur en toezicht van Tilburg University. Het Stichtingsbestuur heeft in 2022 geconstateerd dat de verlangde intensiteit van de interne toezichtslast toeneemt, mede als gevolg van het door de overheid en de NVAO verzochte toezicht op sociale veiligheid, kennisveiligheid en cybersecurity alsmede de voorgenomen invoering van instellingsaccreditatie. Het Stichtingsbestuur zal mede aan de hand van een te verrichten zelfevaluatie in 2023 bezien welke betekenis deze ontwikkelingen hebben voor de eigen werkwijze. In 2022 is hier al deels een voorschot op genomen door de omvorming van de Audit Commissie tot de Commissie Audit, Risk & Compliance.
Terugblik 2022
2022 begon met een lockdown vanwege de coronapandemie. Het Stichtingsbestuur ziet dat dit aan Tilburg University heeft geleid tot belangrijke ontwikkelingen in hybride werken. Het Stichtingsbestuur heeft grote waardering voor de door de universiteitsgemeenschap geleverde inzet en betrokkenheid. Het Stichtingsbestuur heeft in het bijzonder waardering voor de wijze waarop medewerkers en studenten met elkaar en met veel energie uitwerking geven aan de voornemens van de nieuwe Strategy 2027. Het Stichtingsbestuur heeft voorts gemerkt dat er veel energie is gegaan naar de omgang met en de uitvoering het Bestuursakkoord van juni 2022 alsmede de uitvoering en monitoring van de Kwaliteitsafspraken en het Nationaal Programma Onderwijs.
Het Stichtingsbestuur is gedurende de start en het daaropvolgende traject van het Bestuursakkoord 2022, de Kwaliteitsafspraken en Nationaal Programma Onderwijs betrokken geweest en heeft hier ook regelmatig overleg over met het College van Bestuur, al dan niet in één van de commissies, en de medezeggenschap. Het Stichtingsbestuur constateert dat er een degelijk systeem van sturing en monitoring wordt gehanteerd, zowel binnen de faculteiten als tussen het CvB en de faculteiten. Met betrekking tot de Kwaliteitsafspraken wordt het Stichtingsbestuur tussentijds geïnformeerd over materiële budgettaire verschuivingen en stelt het Stichtingsbestuur vast dat de voortgang van de kwaliteitsafspraken op schema ligt. De uitvoering van de plannen in het kader van het Nationaal Programma Onderwijs en het Bestuursakkoord 2022 geschiedt in nauw overleg tussen het College van Bestuur en de faculteiten en ligt goed op schema.
Het Stichtingsbestuur heeft in 2022 extra aandacht besteed aan de onderwerpen sociale veiligheid, ICT (en meer in het bijzonder cybersecurity), kennisveiligheid, tentamencijfers, bestuurlijk informatiemanagement en duurzame verslaggeving. Ook is de omgang door het College van Bestuur met het thema kennisveiligheid besproken. Het Stichtingsbestuur heeft aangegeven hier in 2023 extra bij stil te willen staan. Het Stichtingsbestuur juicht het verder toe dat het College van Bestuur, de faculteiten en onderzoekers veel energie steken in de ontwikkeling van ecosystemen, academische werkplaatsen en multidisciplinair onderzoek. Het Stichtingsbestuur meent dat deze ontwikkeling bijdraagt aan de kernwaarden van de universiteit en zoekt samen met het College van Bestuur naar een goede balans tussen het openstaan voor samenwerking en het strategisch betekenis geven aan deze samenwerkingen. Het Stichtingsbestuur blijft het belang van excellent onderzoek benadrukken, ook in de individuele disciplines. Vanwege de internationale concurrentie is het zaak als universiteit aantrekkelijk te zijn voor topwetenschappers, nationaal en internationaal.
Het Stichtingsbestuur is in 2022 intensief betrokken geweest bij de uitvoering van Strategy 2027 en de diverse strategische uitwerkingsnotities zijn uitgebreid besproken. De leden van het Stichtingsbestuur hebben periodiek contact onderhouden met de diverse interne en externe stakeholders. In dat kader was er bovendien regelmatig overleg tussen de voorzitter van het Stichtingsbestuur en (het dagelijks bestuur van) de Universiteitsraad en was sprake van twee overleggen met het dagelijks bestuur van de Universiteitsraad in aanwezigheid van een deel van het Stichtingsbestuur.
Het voltallige Stichtingsbestuur kwam zevenmaal – al dan niet online – in aanwezigheid van het College van Bestuur bijeen en in voorbereiding op die formele vergaderingen kwamen de diverse interne commissies meerdere malen bijeen. In 2022 waren er vier formele vergaderingen van de Audit, Risk & Compliance Commissie en één themavergadering ter bespreking van de campusvisie. De Commissie Onderwijs, Onderzoek en Impact is vier vergaderingen bij elkaar gekomen en is afzonderlijk bijgepraat in aanloop naar een audit van de tentamenorganisatie. De Commissie Governance & Remuneratie is zes keer bij elkaar gekomen. De Audit, Risk & Compliance Commissie heeft zich gericht op het verdere inwerken en de eerste evaluatie van het functioneren van de in 2021 gestarte externe accountant begeleid en heeft daarnaast toegezien en geadviseerd op het gebied van onder meer de jaarrekening, compliance, huisvestingsbeleid en treasury management. De Audit, Risk & Compliance Commissie heeft tevens toegezien op het ICT-beleid en cybersecurity, het (strategisch) Risk Management, de Begroting (FIRMa) en de inrichting van de Internal Audit Functie. De Commissie Onderwijs, Onderzoek en Impact heeft onder meer geadviseerd over de Kwaliteitsafspraken, het Nationaal Programma Onderwijs en het Bestuursakkoord. De Commissie Governance & Remuneratie heeft onder meer de werving van nieuwe leden van het Stichtingsbestuur, het rechtspositiekader van de leden van het College van Bestuur en het functioneren van de interne governance besproken. Voorafgaand en tijdens alle commissievergaderingen spraken de leden van het Stichtingsbestuur (al dan niet online) met leden van het College van Bestuur, decanen, directeuren van divisies en faculteiten.
Tijdens vergaderingen en werkbezoeken besprak het Stichtingsbestuur strategische beleidsthema’s, het thema sociale veiligheid en de samenwerking tussen de faculteiten onderling en de ontwikkelingen bij University Services. Het Stichtingsbestuur heeft in 2022 ook alle decanen uitgenodigd tijdens zijn vergaderingen om hen de ruimte te geven het Stichtingsbestuur te informeren over de lopende ontwikkelingen, hun voorgenomen strategie en hun wensen. Dit bood een mogelijkheid om in gezamenlijkheid de uitdagingen van de afzonderlijke faculteiten te bespreken.
Het Stichtingsbestuur heeft met toenemende zorg het landelijke debat over de instroom van internationale studenten gevolgd. Gezien het belang van internationalisering voor de onderwijskwaliteit zal het Stichtingsbestuur dit debat komend jaar op de voet volgen.
Het Stichtingsbestuur heeft in 2022 de statuten laten wijzigen ter borging van de status als algemeen nut beogende instelling. Bij deze wijziging is ook rekening gehouden met de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen. De toepassing van relevante wet- en regelgeving werd getoetst en indien nodig zijn op verzoek de interne regelingen aangepast. De bestuurs- en organisatiestructuur is door het Stichtingsbestuur getoetst en deze voldoet aan de Code goed bestuur universiteiten VSNU. Het Stichtingsbestuur heeft het College van Bestuur meegegeven om – uitgaande van het huidige bestuursmodel – te bezien of in 2023 een vereenvoudiging van de regeling van de organisatiestructuur en het intern overlegmodel mogelijk is. Er is voorts toegezien op de aangebrachte checks and balances in de bedrijfsvoering en dan in het bijzonder op de invulling van de auditfunctie en de organisatie van de divisie Library & Information Services.
Het Stichtingsbestuur heeft op basis van de voorbereiding door de Commissie Governance & Remuneratie volgens de reguliere governance-normen het functioneren van de leden van het College van Bestuur en hun nevenfuncties geëvalueerd en beoordeeld. Bij de beloning van de leden van het College van Bestuur worden de normen zoals gesteld in de WNT getoetst en nageleefd. De voorzitter van het Stichtingsbestuur had halfjaarlijks overleg met de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de andere voorzitters van de raden van toezicht van de andere Nederlandse universiteiten.
Het Stichtingsbestuur heeft goedkeuring verleend aan de Begroting 2022, het Taken en Middelen Plan 2022-2026, het Reservebeleid en – in aanwezigheid van de externe accountant – aan het Bestuursverslag 2021 en de Jaarrekening 2021. Tevens is in aanwezigheid van de externe accountant het Audit Plan en het Controleplan, het Accountantsverslag, de jaarlijkse Management Letter en de Jaarrekening besproken. De besluitvorming hiertoe werd voorbereid door de Audit, Risk & Compliance Commissie.
Weaving Minds & Characters' Strategy Towards 2027
Het Stichtingsbestuur stelt vast dat zowel de Strategy 2027 als de daarin benoemde waarden Curious, Connected, Caring en Courageous breed worden gedragen en onderschreven binnen de universitaire gemeenschap. Het Stichtingsbestuur heeft bij het College van Bestuur aangedrongen op het belang van een inclusieve en sociaal veilige omgeving en het streven naar internationale excellentie. Voor een verwezenlijking van de waarden van de universiteit zijn volgens het Stichtingsbestuur een goede omgang met de groei van het aantal studenten, het tot stand brengen van hoogwaardige faciliteiten en het sturen op een solide financiële positie noodzakelijke voorwaarden. Het Stichtingsbestuur heeft zich er in 2022 voorts voor ingezet dat het handelen van Tilburg University, medewerkers en studenten recht doet aan het belang van thema’s als identiteit, duurzaamheid en diversiteit. Het Stichtingsbestuur tracht aldus bij te dragen aan een verbonden academische gemeenschap die gezamenlijk op weg is naar het 100-jarig bestaan van onze universiteit.
Het valt het Stichtingsbestuur op dat de gehele academische gemeenschap met elkaar het goede en open gesprek probeert te voeren over hoe verder met de universiteit en met de diverse, complexe maatschappelijke vraagstukken. Het Stichtingsbestuur waardeert dit en heeft de indruk dat dit niet alleen bijdraagt aan de realisatie van Strategy 2027 maar ook aan de wens van veel onderzoekers, studenten en overige medewerkers om samen oplossingen te vinden voor maatschappelijke vraagstukken. Dat vindt het Stichtingsbestuur verheugend in het licht van de eigen bijzondere en maatschappelijke opdracht van de universiteit.
Tilburg,
Namens het Stichtingsbestuur,
De heer mr. H. Reumkens
voorzitter
